POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad de las disposiciones estipuladas en el capítulo 25 del decreto 1074 de 2015 y con el objetivo de garantizar a todos los usuarios, clientes actuales, potenciales, proveedores, empleados y demás grupos de interés; el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos; así como con los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA. en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, y de conformidad con la ley 1581 de 2012; comunica a continuación los lineamientos y disposiciones implementados al interior de la organización para la protección de datos personales.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a la oficina de SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.4 del decreto 1074 de 2015, motivo por el cual ponemos a su disposición nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales.

El titular de la información al autorizar el tratamiento de sus datos personales, por cualquier medio, esta aceptando expresamente esta Política de tratamiento.

• Datos Generales: RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento de los datos personales es SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA., identificado con NIT: 900.465.032-6, y con sede principal en la Carrera 23 N 8 – 63 en la ciudad de Duitama, Boyacá.

Líneas de contacto – Canales de Atención al Cliente:
Celular: 3112306647 – 3203467636

Horario de atención:
De 8:00am a 12:30pm y de 2pm a 6pm; los días Lunes a Viernes; 

Sábados de 9am a 1pm.

Encargado: Carlos Orlando Díaz Gil 

Email: solicitudes@segurosdelasamericas.com 

Portal web: www.segurosdelasamericas.com

• POLÍTICA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

La Dirección de SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA. (en adelante se denominará “LA AGENCIA”) en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos, con el ánimo de aplicar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA, atendiendo lo estipulado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 del decreto 1074 de 2105, como responsable de los datos personales obtenidos a través de los distintos canales de atención y comunicación, trata la información de todas las personas que en algún momento, dada la naturaleza de las actividades económicas que LA AGENCIA desarrolla,  hayan suministrado datos personales  según lo definido en la normatividad vigente (en adelante “Titular del dato”).

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o electrónica para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio ofrecido por LA AGENCIA. 

El Titular del Dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA. se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, que para el caso, son expresamente las Compañías de Seguros, quienes por la naturaleza económica y legal, tienen la potestad jurídica para dicho proceso. SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA, actuando de conformidad a los lineamientos de las Compañías de Seguros, así como por las disposiciones y vigilancia de Superintendencia Financiera,  hace obligatorio a todos sus colaboradores y encargados el cumplimiento estricto en cuanto a la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

• FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

La autorización previa por el titular de los datos personales le permitirá a SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA; recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir la información, según su vínculo contractual con SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA; para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

(1) Hacer la gestión de cobranza y cartera relacionada a la actividad económica y naturaleza del negocio de LA AGENCIA.

(2) Hacer la gestión comercial relacionada a la actividad económica y naturaleza del negocio de LA AGENCIA. 

(3) Tratar la información obtenida para fines estadísticos e investigativos, con el ánimo de garantizar la satisfacción de los clientes en cuanto a los productos y servicios adquiridos.

(4) Validar la información en cumplimiento de exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA. 

(5) El tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico

(6) El tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono).

(7) Solicitar y Recibir información sensible y privada requerida legalmente para el diligenciamiento de documentos exigidos para la cotización, solicitud y expedición de las pólizas de seguros y demás servicios ofrecidos por LA AGENCIA.

(8) El tratamiento de los datos personales de los empleados y colaboradores, necesarios para el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas  vigentes en Colombia, respecto a asuntos laborales, tributarios, de seguridad social; y los demás relacionados con el funcionamiento normal y ordinario del giro de negocios de LA AGENCIA.

(9) El tratamiento de los datos personales de proveedores y otros grupos de interés, con el ánimo de gestionar los procesos internos propios del desarrollo y naturaleza del negocio de LA AGENCIA.

(10) Su vinculación como tomador, asegurado y/o beneficiario de pólizas de seguro  

(11) Consultar y verificar la información suministrada por clientes potenciales 

(12) Él envió al cliente o a quien éste haya autorizado la información a relacionada a la póliza de seguro que ha suscrito con LA AGENCIA 

(13) Comunicarse con el cliente para la renovación de las pólizas de seguros e igualmente aprobación del pago de este.

(14) Mantener constante comunicación con el cliente para efectos de remitir información de carácter comercial y con relación a la póliza de seguro que haya suscrito con la agencia, de igual manera enviar ofertas de productos y servicios relacionadas a la actividad económica de la AGENCIA.

(15) Tramitar las solicitudes de reclamo hechas por los clientes en el marco de la póliza de seguro, haciendo respectivo seguimiento.

A través de esta política, se solicita a los Titulares de los Datos que de manera expresa, libre y voluntaria; autorice el tratamiento de datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, condiciones de salud y preexistencias, entre otras; al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012. 

El alcance de la autorización comprende la facultad para que LA AGENCIA le envíe mensajes con contenido publicitario, notificaciones, información relevante del sector, información de pólizas de seguros, estado de cuenta, saldos, cuotas pendientes de pago y demás información relativa al desarrollo de negocios y portafolio de servicios de LA AGENCIA; a través de medios escritos, correo electrónico, mensajes de texto al teléfono móvil y redes sociales.

Adicional a ello, LA AGENCIA realizarán tratamientos diferentes a los enunciados anteriormente, previa autorización del titular.

• DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Conforme a  lo establecido en el Artículo 8 de la ley 1581 de 2012,  continuación se informa al Titular del Dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen y le garantizan, a través del cumplimiento de los procedimientos definidos por la organización:

(1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA AGENCIA. Este derecho se puede ejercer, entre otros a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

(2) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

(3) Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; 

(4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; 

(5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la Entidad o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; de conformidad al decreto reglamentario 1377 de 2013 la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en base de datos. 

En este sentido, LA AGENCIA informa a los titulares de los datos de la revocación de la autorización para el tratamiento de los datos necesarios para la ejecución del contrato no procede, salvo que se solicite la revocación del seguro, si este fuera revocable. Las autorizaciones de tratamiento otorgadas para fines distintos de la ejecución propia del contrato, podrán ser revocadas en cualquier momento. 

(6) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

Para ejercer estos derechos, el Titular del Dato debe tener en cuenta la siguiente información:

SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA. Cumpliendo con lo reglamentado por la ley 1581 de 2012 en su artículo 13, las personas a quienes se les puede suministrar la información:

1. a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
2. b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
3. c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

(7) Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, el Titular puede realizar la solicitud o consulta por escrito y/o de manera presencial en la sede principal de SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA. La consulta escrita debe ser dirigida a nombre de SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA, incluyendo en dicha comunicación el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto. 

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta,  las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

(8) Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA – relacionados con la Protección de Datos; el Titular puede realizar la solicitud por escrito a través de correo electrónico o medio escrito; a través de los medios de atención disponibles; o bien de manera presencial en la sede principal de LA AGENCIA. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto, correo electrónico (si aplica) y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.

Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)  Meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Canales de atención 

– Presencial en la sede física de la Agencia.

– Virtual, a través del sitio web de la Agencia.

– Llamada, a través de los números de contacto de la Agencia.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES En términos generales se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, exceptuando los casos cuando: 

1. a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 
2. b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. 
3. c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. 
4. d) El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 
5. e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Frente al tratamiento de datos sensibles, SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA, recalca que esta información se hace necesaria para los fines se asegurabilidad y obtención de Pólizas de seguros especiales (pólizas de seguros de vida y de salud, entre otras), en donde los mismos se toman como requisitos previos a su aprobación, asimismo recalca que el titular de la información está facultado conforme a la ley a entregarlos o no. 

• TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes responde y respeta el interés superior de los mismos y sus derechos fundamentales. SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA, vela por el uso adecuado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, que se encuentren vinculados a la compañía a cualquier título. 

• SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA está comprometida en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. 

Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. 

Como es del conocimiento público, ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el Usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestros canales de comunicación. 

• ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA solicita los datos necesarios para la cotización, solicitud y expedición de pólizas de seguro generales y seguros de personas, así como otros servicios relacionados disponibles para los clientes, y aquellos requeridos por las Compañías Aseguradoras y demás Instituciones pertinentes. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.

Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través de los canales de comunicación y/o atención dispuestos por SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA, los mismos son almacenados en la base de datos pertinentes de acuerdo al servicio o producto adquirido. 

• MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA- se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente política de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos, constituye la aceptación de la misma.

La notificación sobre las modificaciones que serán efectuadas podrá remitirse por los medios de comunicación idónea, tales como: correos electrónicos o en las instalaciones físicas de SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA

• REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas; y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

• VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por el representante legal de SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA.

Las bases de datos administradas por la AGENCIA se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la AGENCIA o una obligación contenida en un contrato entre la AGENCIA y el titular 

 

• ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que SEGUROS DE LAS AMERICAS LTDA tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581.

APROBADO

GUSTAVO ORLANDO DIAZ DIAZ

REPRESENTANTE LEGAL